El rol del administrador de proyectos (project manager): ¿qué es y cuándo se necesita uno?

Si usted es como yo, probablemente tiene cien cosas sucediendo al mismo tiempo y tal vez, solo tal vez, construir una casa o un proyecto pueda ser demasiado y requiera ayuda. Aquí es donde puede ser útil un Administrador de Proyectos.

La posición de Administrador de Proyectos está en tendencia en la actualidad debido a los numerosos problemas que los inversores y desarrolladores han experimentado en sus proyectos. El papel del Administrador de Proyectos es liderar y coordinar a todos los miembros del equipo y asegurarse de que todos estén en la misma página, comunicarse con los interesados, gestionar recursos de todo tipo y asegurarse que el proyecto avance para garantizar su finalización exitosa dentro de los parámetros preestablecidos. Además, un gran Administrador de Proyectos siempre buscará aumentar la efectividad y eficiencia del proyecto.

Una buena decisión es que el Administrador de Proyectos sea la primera posición designada y alrededor de la cual girarán todos los demás participantes. Los Administradores de Proyectos tienen diferentes experiencias y capacidades; por lo tanto, si está eligiendo uno para su proyecto inmobiliario, asegúrese que tenga experiencia en diseño y construcción para facilitar, acelerar y maximizar el proceso de toma de decisiones.

Me gustaría señalar que un Administrador de Proyectos no debería tomar decisiones técnicas, ya que esto podría interpretarse como una superposición y conflicto con los equipos de construcción, inspección y/o arquitectura. En mi experiencia, un gran Administrador de Proyectos sabrá esto y el alcance de su participación. Siempre digo que un Administrador de Proyecto es lo que llamaríamos una posición fiduciaria, lo que significa que es un rol basado en la confianza en el que hay representación de los dueños.

La mayoría de los Administrador de Proyectos operan bajo una estructura de acuerdo de servicios profesionales y pueden ser compensados mediante una tarifa mensual, una tarifa mensual con bonificaciones al cumplir hitos, o en base a un porcentaje del valor del proyecto; por lo tanto, usted tiene opciones para retener a su Administrador de Proyectos.

¿Ahora bien, necesita cada proyecto un Administrador de Proyectos? No. No sería rentable contratar a un Administrador de Proyectos para todos los proyectos. Tener un Administrador de Proyectos solo es recomendable para proyectos grandes, proyectos de gran complejidad y/o que puedan exceder $1 millón de dólares en inversión total de construcción. Para proyectos más pequeños, la solución es tener las estructuras de verificación, balances y contrapesos adecuadas entre los arquitectos, ingenieros o inspectores y detectar posibles conflictos de interés.

¿Cuáles son los roles más comunes del Administrador de Proyectos?

• Planificación y Coordinación: Un proyecto de construcción tiene muchas partes móviles; por lo tanto, desarrollar hojas de ruta del proyecto, definir el alcance del proyecto, los plazos, los presupuestos y coordinar con arquitectos, contratistas e interesados es uno de los roles esenciales del Administrador de Proyectos.
• Gestión de Riesgos: Como el líder y desde su posición privilegiada, el Administrador de Proyectos debe ser capaz de identificar y evaluar los riesgos potenciales que puedan afectar al proyecto de desarrollo inmobiliario, e implementar estrategias para mitigarlos. Esto podría involucrar consideraciones legales, fluctuaciones del mercado, cambios en las divisas, escasez de suministros o desafíos imprevistos durante la construcción. La comunicación constante con los diferentes actores y asegurarse de que la información se comparta, discuta y aclare es necesario.
• Protección del Presupuesto y del Cronograma: Todos los proyectos están sujetos a un cronograma y un presupuesto; por lo tanto, gestionar los aspectos financieros, asegurarse que se mantenga dentro de los parámetros asignados y utilizar herramientas para rastrear la información y hacerla visible para todos los equipos es importante. Esto implica hacer un seguimiento de los gastos, negociar contratos y tomar decisiones rentables. Definir, confirmar y supervisar los costos del proyecto y los flujos de efectivo es básico para una posición de este tipo.
• Comunicación: Facilitar una comunicación clara entre las diversas partes involucradas, incluidos clientes, contratistas, autoridades regulatorias e incluso los interesados, es un componente necesario del papel del Administrador de Proyecto. Los buenos Administrador de Proyectos no temen llamar las responsabilidades de los involucrados por sus tareas y progresos, y esto no excluye a los dueños.
• Cumplimiento con los permisos: Asegurarse de que todos los permisos, licencias y presentaciones sean rastreados es parte del rol.
• Control de Calidad: Crear procedimientos de control de calidad y procedimientos operativos estándar para monitorear y mantener la calidad del trabajo a lo largo del proyecto es un requisito del rol. Implementar medidas de control de calidad para cumplir o superar los estándares establecidos para el desarrollo inmobiliario o asegurarse de que los equipos que trabajan en el campo cumplan con ellos.
• Gestión del Cronograma y los Recursos: Mantener el proyecto en el cronograma mediante el seguimiento de hitos, anticipando posibles retrasos e implementando estrategias para superar obstáculos es una de las habilidades más buscadas que debería tener un Administrador de Proyectos. Proponer medidas correctivas para ajustarse a retrasos, incumplimientos, excesos, mala calidad, sustitución de proveedores y aplicar herramientas y software de gestión de proyectos para maximizar la eficiencia.
• Relaciones con Clientes y Proveedores: Mantener una relación positiva con los clientes y proveedores puede ser asignado al Administrador de Proyectos como parte de su alcance de trabajo. Esto se puede lograr abordando sus preocupaciones, proporcionando actualizaciones y asegurando que se cumplan sus expectativas.
• Mejoras Constantes: Sugerir o recomendar oportunidades de mejora para los proyectos y procesos internos agrega valor al rol.

Un Administrador de Proyectos es un miembro y una herramienta importante que los inversores y desarrolladores pueden tener en casos donde la complejidad, el tamaño o la cantidad lo requieran. Esperemos que este artículo aclare esta figura importante y cómo maximizar sus beneficios.

Para obtener más información, comuníquese con GONZALO ROJAS al correo electronico grb@quatro.legal