Responsabilidades De La Empresa Costarricense: Registro De Transparencia Y Beneficiarios Finales (RTBF)

Una de las primeras cosas que los padres enseñan a sus hijos es que, en la vida, todos tenemos responsabilidades y que necesitamos ser diligentes en cumplirlas. Bueno, para las empresas costarricenses es la misma situación. Las empresas tienen ciertas responsabilidades que deben cumplir anualmente, por ejemplo, el impuesto corporativo, el impuesto sobre la renta, el impuesto de lujo (estos tres entre otros y, si corresponde, para una mejor comprensión del tema, consulte el siguiente artículo de Quatro: ¿Cuáles son los impuestos más comunes aplicables en Costa Rica a empresas y personas físicas?).

Una de las responsabilidades más importantes es el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (en adelante RTBF por sus siglas). Y es posible que te estés preguntando: “¿Y eso qué?” Y esa es una gran pregunta. El RTBF es un sistema informatizado diseñado y desarrollado por el Banco Central de Costa Rica (BCCR por sus siglas).

Esto permite al Banco Central y al Ministerio de Hacienda tener un sistema de seguimiento de los socios de las empresas para perseguir posibles delitos fiscales cometidos a través de una empresa. Es importante destacar que toda la información recopilada es confidencial y no se utilizará en ningún momento si no es necesario. Este registro debe ser realizado por cualquier entidad o estructura legales, como fideicomisos, gestores de recursos de terceros y organizaciones sin fines de lucro.

¿Qué es el RTBF?

Como mencioné anteriormente, el RTBF es un sistema informatizado creado por la Ley para Mejorar la Lucha contra el Fraude Fiscal y regulado por el Reglamento del Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales y por cualquier disposición o reglamento que pueda mejorar su funcionalidad y la recopilación de datos cada año. El objetivo principal del RTBF es permitir un control efectivo en la lucha contra el fraude fiscal, el lavado de dinero y la financiación del terrorismo que puede ser realizado por una persona física o a través de una empresa.

El Banco Central tiene un sitio específico para realizar la declaración del Registro. Esta página web funciona como la plataforma principal de recopilación de información para este procedimiento y se llama Central Directo. El RTBF solo se puede realizar a través de esta página web y utilizando un certificado digital específico conocido como Firma Digital.

Acerca de la Firma Digital:

La Firma Digital solo se emite a costarricenses o extranjeros naturalizados costarricenses. Esta herramienta funciona como un instrumento para atribuir autenticidad al documento firmado por el propietario de la firma. ¿Por qué esto? Porque solo puede ser emitida al propietario de la firma (si es la firma de Paul, solo Paul puede ir a emitir la firma).

Con esta Firma Digital especial, el propietario puede realizar múltiples trámites digitales, uno de ellos el RTBF. Es por eso por lo que es muy importante salvaguardar la Firma Digital, si la firma de Paul está validando un documento, no importa que John o George lo firmen usando la firma de Paul (sí, me encantan Los Beatles), siempre se asumirá que el propietario de la firma firmó el documento, conociendo sus alcances.

Periodo 2024 de RTBF

Esta declaración se realizará anualmente en un período definido por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central. El período exacto no se conoce de antemano y no está preestablecido por las instituciones. Con este anuncio de cuándo debe presentarse la declaración, el Ministerio de Hacienda y el Banco Central emiten algunas directrices para el período, como reglas de juego específicas para cada año en particular, según lo que crean es la mejor manera de asegurar que la información proporcionada sea precisa.

Para el año 2024: el período indicado para este año será del 1° al 31 de julio para presentar las declaraciones. Este período no es definitivo y puede sufrir algunas modificaciones, pero en principio y en la fecha de emisión de este artículo, está programado que tenga lugar entre las fechas mencionadas anteriormente.

El Ministerio de Hacienda y el Banco Central han cambiado algunas reglas con respecto a la naturaleza del Poder de Representación que debe ser emitido para que podamos hacer la presentación de la declaración. En años anteriores, se acordó que un Poder de Representación Especial era la autorización necesaria para llevar a cabo el proceso. Sin embargo, este año el Ministerio de Hacienda y el Banco Central han decidido que se necesita un Poder de Representación General y solo en casos calificados se aplicará la emisión del Poder de Representación. (La lista de casos en los que se permitirá el Poder de Representación General no se ha divulgado).

Algunas instituciones, como el Colegio de Abogados de Costa Rica, han expresado su preocupación con respecto a la naturaleza del Poder para Representación deseado por el Ministerio de Hacienda y el Banco Central. Las preocupaciones se deben principalmente a que el Poder Especial de Representación por su naturaleza es suficiente para llevar a cabo el proceso, y el Ministerio de Hacienda y el Banco Central están solicitando un Poder de Representación más “calificado” (el Poder General).

Otra preocupación es que la Firma Digital solo se emite a costarricenses, por lo que, si usted es extranjero, necesitará que un costarricense maneje el proceso. Actualmente estamos esperando los pronunciamientos finales de las instituciones para el período actual.

Sabemos que hay MUCHAS preguntas sin responder en este momento, pero, te mantendremos actualizado sobre cualquier cambio adicional en este asunto.

¿Cómo presentar la declaración?

Ahora, la pregunta que probablemente te estés preguntando desde que abriste el artículo: ¿Cómo presentarlo? En Quatro Legal ofrecemos a usted el servicio de Paquetes de Mantenimiento, que consisten en una serie de paquetes que cubren servicios si usted es propietario de una empresa, propietario de un bien inmueble, un paquete si tiene ambas condiciones, y múltiples otros servicios cubiertos por nuestro Departamento de Cumplimiento.

Uno de estos paquetes es el que cubre el RTBF. A través de este, le informaremos cuándo será el período de declaración ese año, y una vez que sea período de declaración, nos encargaremos de todo el proceso. De uste, necesitaremos algunas firmas y/o alguna información, pero nada que exija su participación de una forma total en el proceso de presentación de la declaración.

Sabemos que es mucho para asimilar, pero, ¡por eso estamos aquí! Para cuidarle, a su compañía y sus bienes.

Si tienes alguna duda relacionada con este tema, con los Paquetes de Mantenimiento, o cualquier otro tema, contactame en fec@quatro.legal Será un gusto ayudar.

Felipe Esquivel C
Asistente Legal Senior
Departamento de Derecho Corporativo.