Un Correcto Control De Activos Fijos

La Ley del Régimen de Zona Franca, establece en su artículo primero que los beneficios del régimen se otorgarán a empresas con proyectos, cuya inversión nueva inicial sea en activos fijos, con un mínimo de $150.000,00 para las empresas que se ubiquen dentro de GAM y de $100.000,00 para aquellas que se ubiquen fuera de GAM, ambas dentro de parque.

Así mismo, el Reglamento a dicha Ley, define como activos fijos, las obras en proceso, los bienes muebles e inmuebles sujetos a depreciación, los bienes inmuebles no sujetos a depreciación y el software utilizado en la operación del negocio, cuya fecha y precio de adquisición consten debidamente en los libros contables de la empresa.

Sin embargo, nos preguntamos ¿qué condiciones deben de cumplir esos activos fijos para que puedan formar parte de esa inversión nueva que va a realizar la empresa?, en ese sentido, tenemos primero que los activos deben ser propiedad del solicitante al régimen, pueden ser naves industriales, bodegas, edificaciones, terrenos y demás activos fijos inmobiliarios, nuevos o usados, adquiridos por el solicitante a partir de la fecha de presentación de la solicitud de ingreso y que estén destinados a la operación de la empresa al amparo del Régimen de Zonas Francas; en el caso de activos fijos mobiliarios, que se trate de activos nuevos o usados provenientes del exterior, o bien de activos nuevos adquiridos en el país; y las mejoras a la propiedad propia o arrendada.

En el caso de los activos fijos sometidos a fideicomiso en garantía, cuyo fideicomitente y/o fideicomisario sea un beneficiario del Régimen, siempre y cuando los mismos se encuentren debidamente registrados en los registros contables del beneficiario.

Como los activos fijos van a formar parte de la inversión nueva que va a realizar la empresa, es indispensable que realice una planificación estratégica para la obtención de dichos activos y más importante aún, su control dentro del régimen, ya que es parte de su compromiso de inversión en el país. Es importante acotar que las empresas tienen 3 años para cumplir con su inversión nueva inicial al amparo del régimen, con las excepciones según su categoría establecidas previamente en la legislación, dicho plazo puede variar según el plan de inversión presentado.

No importa si la empresa está ubicada dentro GAM o fuera de GAM, dentro de parque o fuera de parque, de su categoría como empresa beneficiaria, del monto de su inversión nueva inicial y/o total o la cantidad de empleados a contrata, toda empresa beneficiaria del Régimen de Zona Franca debe tener un control de sus activos fijos desde el inicio de sus operaciones, y que dicho auxiliar se lleve correctamente no sólo hace que la empresa cumpla con una de sus principales obligaciones, si no que le va a facilitar en un futuro como disponer de la forma correcta de sus activos sin incumplimientos.

Esta obligación de control de activos se verifica año a año como parte de la información que brinda la empresa en su Informe Anual de Operaciones.

Para la elaboración del auxiliar de activos de la empresa, se espera que como mínimo este indique: (i) la descripción del activo, (ii) número serie, modelo y marca, (iii) número de dispositivo de identificación (placa), (iv) localización, (v) costo de adquisición, vida útil, depreciación acumulada y valor en libros. (vi) fecha de adquisición, (vii) número de declaración con la que ingresó al Régimen o factura por compra local.

Asimismo, es importante que la empresa pueda identificar fácilmente en su auxiliar cuales de sus activos forman parte de la inversión nueva inicial, cuáles de la inversión total, cuáles han sido donados o forman parte de un leasing, entre otros. También, de conformidad con el Anexo I del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, saber si la empresa cuenta con la capitalización de activos.

Cuando hablamos de la información que debe contener el auxiliar de activos de la empresa, se hace referencia al número de dispositivo de identificación o placa, para un correcto control de activos, es la principal recomendación que debe seguir la empresa, el levantamiento en físico de sus activos.

Adicionalmente, es importante tener presente que los activos fijos nuevos no únicamente ingresan a las empresas, en ocasiones estos deben de salir y es necesario que conozcamos el procedimiento aduanero que se debe llevar a cabo según cada situación, ya que no es un simple activo que puede movilizarse a la libre, en su mayoría se trata de activos exentos.

Por ejemplo, sí la empresa de zona franca tiene autorizado por parte de PROCOMER el proceso de subcontratación, esta empresa como beneficiaria y en su condición de Auxiliar de la Función Pública Aduanera, es el responsable directo de los bienes ingresados al amparo del Régimen, por lo que deberá velar por el correcto uso y destino de los bienes que sean objeto de subcontratación; así como del cumplimiento del plazo máximo de permanencia de las materias y mercancías en las instalaciones de la empresa subcontratada; por lo que para el internamiento temporal de maquinaria y equipo para subcontratación debe utilizar el DUA 04-70 y para el internamiento temporal de materia prima y productos semielaborados por subcontratación debe utilizar el DUA 04-73, de lo contrario por el incumplimiento la empresa se puede ver expuesta a una sanción administrativa.

Un adecuado control de activos, no sólo nos facilita las Auditorías realizadas por PROCOMER, si no que nos facilita la disposición de activos a futuro (en un eventual cierre de la empresa) y lo más importante, que como empresas nos mantiene alejados de una posible sanción administrativa.

Para mayor información, sírvase contactarme.

Alejandra Arguedas M.
Directora del Area de Zona Franca
Quatro Legal
aam@quatro.legal

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