Confidencialidad Laboral en Costa Rica: Consejos y Buenas Prácticas

En esta ocasión, quiero hablar sobre la confidencialidad de la información en el trabajo. Con frecuencia nos preguntan qué hacer con la información y cómo protegerla, ya que sabemos que la información de nuestras empresas es uno de los intangibles más valiosos que tenemos dentro de una compañía.

Acceso a la Información: Un Balance Necesario

Es innegable que debemos permitir al trabajador tener acceso a esta información para que pueda desarrollar sus funciones de manera adecuada. Y es porque esta información no solo es propiedad de nuestra empresa, sino que también puede ser propiedad de nuestros clientes, dependiendo del tipo de proyecto en el que nuestro personal esté trabajando.

Protección Legal de la Información Confidencial

Es importante que usted sepa que su información confidencial está debidamente protegida, no solo por el Código de Trabajo, sino también por una ley específica, la Ley de Información No Divulgada. Una de las consultas más comunes es: ¿Qué pasa si no he firmado con mi personal un documento específico para la protección de la información confidencial?

Estableciendo Reglas Claras en el Trabajo

No se preocupe, la información confidencial de todas maneras estará protegida. No obstante, siempre es importante tener las reglas muy claras. Por esto, recomendamos que, a nivel de contrato, a nivel de políticas internas y, por qué no, a través de un documento anexo y específico para la protección de la información confidencial, se establezcan reglas claras para el trabajador, para que este entienda la sensibilidad, la importancia y el valor comercial que esta información tiene para usted y su empresa.

La Importancia de Comunicar la Confidencialidad

Si usted no comunica a sus trabajadores cuál información es confidencial o sensible, es difícil que ellos puedan presumir por sí solos. No dejemos esto al sentido común. Si hay información que es sensible, manéjese como tal, ya sea etiquetado como confidencial, sensible o importante, o estableciendo una estructura en donde su acceso esté restringido y sea solo para personal autorizado. Muchas veces tenemos situaciones en donde el patrono nos dice: “Bueno, pero debió haber sabido que esta información no debía haber sido compartida.” El trabajador no tiene por qué saber o presumir que la información es sensible o delicada si no se le ha comunicado claramente.

El Trabajo Remoto y la Protección de la Información

Hoy en día, también es muy importante considerar que gran parte del talento humano está trabajando de manera remota. ¿Cómo estamos regulando ese trabajo remoto? ¿Cómo manejamos la capacidad que tiene el trabajador de trabajar desde lugares satelitales, desde su domicilio, y, por qué no, desde espacios de coworking? En estas circunstancias, es esencial que el trabajador entienda que no debe dejar la información a la vista de terceros o de personas ajenas a la empresa, y que no debe dejar información impresa en lugares de fácil acceso, incluso para la competencia.

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