La Confidencialidad en el Entorno Laboral

Actualmente, la información empresarial constituye uno de los activos intangibles más valiosos de cualquier negocio. Por lo tanto, la confidencialidad se ha convertido en un aspecto crucial tanto para grandes como para pequeñas empresas que buscan proteger sus información y secretos comerciales frente a la competencia. Esto es especialmente relevante dado el inevitable acceso que el trabajador tiene a esta información para realizar sus funciones adecuadamente; información que puede ser no solo propiedad de la empresa, sino también de sus clientes, dependiendo de la naturaleza del negocio y los servicios ofrecidos.

En Costa Rica, este derecho y obligación se regula principalmente mediante la Ley 7975 de Información No Divulgada, que protege la información comercial e industrial que, por su carácter secreto, posee un valor comercial para su titular. La ley establece que toda persona que, por motivo de su trabajo, profesión o relación de negocios, tenga acceso a este tipo de información, y cuya confidencialidad se le haya comunicado expresamente, debe abstenerse de usarla o divulgarla sin el consentimiento del titular, incluso después de finalizada la relación laboral.

Por otro lado, el Código de Trabajo también establece, dentro de las obligaciones de los trabajadores, la obligación de guardar rigurosamente los secretos técnicos, comerciales o de fabricación de productos, así como los asuntos administrativos cuya divulgación pueda causar perjuicios al patrono. Asimismo, establece como causa justa para la terminación del contrato de trabajo el hecho de que el trabajador revele estos secretos.

Dado que la confidencialidad es un deber establecido por ley, no es indispensable que exista un documento firmado por el personal para exigir la protección de dicha información. Sin embargo, es altamente recomendable establecer regulaciones internas como políticas, cláusulas contractuales o documentos anexos al contrato de trabajo, donde se defina qué se considera como información confidencial, así como los procedimientos para manejar dicha información y las eventuales sanciones disciplinarias y/o penales en caso de incumplimiento.

La ley no establece un plazo específico para la protección de la información, por lo que esta puede ser perpetua. Se entiende que la información pierde su protección como confidencial si deja de tener ese carácter, o cuando el titular autoriza su divulgación, o bien si una autoridad competente ordena su revelación.

La educación del personal juega un papel crucial en este deber. Una instrucción temprana al trabajador sobre sus deberes tanto durante como después de la relación laboral puede ser una práctica preventiva eficaz. Se debe recordar que la información se comparte dentro del marco de una relación laboral con fines específicos y que, tanto durante como después de la relación, se puede suspender el acceso a la información y prohibir su reproducción por cualquier medio.

Además, la implementación de medidas de seguridad tecnológicas y organizativas es esencial para proteger la información confidencial, desde el uso de software especializado hasta la capacitación continua de los empleados en buenas prácticas de manejo de información. A menudo, pedimos al trabajador que entienda la delicadeza de la información compartida, pero en la práctica, el trabajador no siempre percibe un esfuerzo real por proteger esa información.

Dado que muchas personas trabajan actualmente de manera remota, ya sea desde sus hogares o en espacios de coworking, es fundamental regular el manejo de esta información fuera de la empresa. Los trabajadores deben ser cuidadosos con la información, evitando dejarla a la vista de terceros o en lugares donde pueda ser fácilmente accesible, incluso para la competencia.

La confidencialidad en el trabajo es un aspecto crítico que debe ser gestionado con cuidado y atención. Las empresas deben adoptar un enfoque proactivo y dinámico frente a las nuevas formas de acceso y hackeo disponibles. Recuerde que el trabajador no tiene la obligación de asumir que cierta información es sensible o confidencial; no dejemos a su discreción la definición de qué es y qué no es información confidencial. Brindemos pautas claras y mensajes inequívocos que redunden en beneficios para la empresa y su valiosa información.

Esperamos que esta información sea de utilidad. Quedamos a su disposición para ampliar sobre el tema.

Marcela Acosta V
Socia y Fundadora
mav@quatro.legal

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